PMOの役割を担う情報システム担当者向けに、システム開発プロジェクト準備のPMOタスクをまとめました。プロジェクトにおける準備とは、プロジェクトを立ち上げる前、つまりプロジェクトキックオフの前までの期間における作業を指します。
プロジェクトを立ち上げるためのきっかけから始まり、プロジェクトのキックオフを迎えるまでの一連のタスクを紹介します。
なお、プロジェクト期間中のPMOタスクは下記記事を参照ください。
準備タスクの一覧
はじめに、システム開発プロジェクトの準備タスクの一覧は下記の通りです。
- プロジェクトのきっかけが発生する
- 準備タスクとスケジュールを大まかに決める
- 現場部門とのディスカッション
- プロジェクトの目的と目標の決定
- プロジェクト企画書の作成
- 稟議と決裁
- プロジェクト立ち上げの準備
プロジェクトのきっかけが発生する
プロジェクトのすべてのスタートは、”なんらかのきっかけ”が発生することです。なんらかのきっかけとはたとえば、
- 生産管理システムが老朽化のため保守契約を更新できなくなった
- 役員から現場に業務改善の指示があった
- 会社の統合によりシステム刷新することになった
など。きっかけはプロジェクトによって千差万別ですので、ここですべてを挙げきることはできません。
プロジェクトはこのきっかけを解決もしくは達成することを目指し、社内の関係者を集め、タスクを決めて遂行していきます。
準備タスクとスケジュールを大まかに決める
プロジェクトのきっかけが発生した後、プロジェクトの立ち上げのために必要な準備作業とそのスケジュールをおおまかに決めます。
プロジェクトの立ち上げのために必要な準備作業とは本記事にかかれている作業をいいます。この作業に対して、マスタスケジュールを決めます。
本マスタスケジュールを上司や役員にレビューしてもらい、社内合意してから以降の作業をすすめます。
現場部門とのディスカッション
つぎに、プロジェクトの主管部門（プロジェクトのきっかけを主体的に解決してその受益者となる部門）の担当者とディスカッションします。この時点では定型的なヒアリングではなく、意見交換レベルのディスカッションになります。
ディスカッションでは、
- システムの現状整理
- 利用状況
- 保守などの契約状況
- 業務で抱えている課題
- これまで部門でおこなってきた改善の取り組み
- 今後の希望
をテーマにできるとよいです。ディスカッションで聞き取れた情報を、プロジェクトの目的や目標を決定する際のインプットにします。
プロジェクトの目的と目標の設定
これまでに得られた情報をもとに、現場部門を主体としてプロジェクトの目的と目標を決めます。プロジェクトの目的と目標を決めることによって、プロジェクトメンバーの意識を同じ方向に向けることができ、また今後のプロジェクトの各局面における意思決定の判断基準をもつ効果が得られます。
- 目的とはめざす方向性
- 目標とは到達したい地点（具体的な数値をともなう）
生産管理システムの例を下記に記載します。
きっかけ
生産管理システムの保守限界を迎えたため、システムの刷新が必要になった
プロジェクトの目的
データの手入力を削減し業務の効率化をはかる
プロジェクトの目標
設備の出力値をセンサーから直接システムにIFすることで日報の作成時間を80％削減する
プロジェクト企画書の作成
プロジェクトの方向性が決まったら、プロジェクトの企画書を作成します。企画書に書くテーマ例は下記のとおりです。現場部門とのディスカッション内容やメモをもとに記載します。
- プロジェクトの背景
- プロジェクトの目的と目標
- 解決したい課題
- ToBeのアーキテクチャ
- マスタスケジュール（案）
- 体制（案）
- ベンチマーク先
稟議と決裁
プロジェクト企画書をもとに稟議と決裁を実行します。この時点で予算は決まっていませんので、マスタスケジュール上金額が判明する時点を明示します。
プロジェクト立ち上げの準備
プロジェクト企画書の決裁がとれたらプロジェクトキックオフにむけて準備します。具体的には下記の作業をします。
- プロジェクト体制の確保
- プロジェクト管理ルールの決定
- キックオフミーティングの準備（スケジュールやアジェンダ）
以上がシステム開発プロジェクトの立ち上げに必要な準備です。
プロジェクトキックオフミーティングが開催できたら、次はプロジェクトの本実行です。
