システム導入・開発におけるPMOの役割およびタスク一覧

Photo by Scott Graham on Unsplash PMO
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パッケージシステムの導入やスクラッチシステム開発におけるPMO(Project Management Officer)のタスクについて一覧化した。PMOには、プロジェクト事務局などの役割も含めた。

プロジェクトの想定としては、外部パートナー会社にシステム導入・開発を依頼し、社内にPMO(プロジェクト事務局)を設置するケース。

プロジェクトの全体工程において、PMOが果たす重要な役割について下表を参照されたい。PMOを設置する際に、作業の見積もりや人員を検討する際に利用して頂きたい。

フェーズ分類タスク補足説明
プロジェクト準備フェーズプロジェクト管理マスタスケジュールの管理方法を決めるプロジェクト管理ツール、Excel…
課題の管理方法を決めるプロジェクト管理ツール(Backlog、Redmine、Jira…)、Excel…
コミュニケーション方法を決めるSlack, Teams, Chatwork…
ファイルの管理方法を決めるクラウドストレージ、社内ファイルサーバー…
フェーズ全般マスタスケジュール管理マスタスケジュールを設定するプロジェクトマネージャーおよび外部パートナー企業と調整し、プロジェクトの全体スケジュールを作成する。
進捗を管理する各チームの担当者に対し定期的に進捗を聞く
納期の調整(変更管理)進捗の遅れがあれば、利害関係者と調整し納期を変更する
詳細スケジュール管理翌1ヶ月分程度の詳細スケジュール主に会議体について日時レベルのスケジュール。翌3ヶ月分程度まで決める場合もある
会議管理会議日時を調整する出席者の都合を確認し、会議日時を決定する
会議場所を確保する会議室を確保する。オンラインの場合はZoomやMeetの会議IDを発行する
参加者に開催を通知する
議題を募集する会議時間を有効に使うため、会議の議題を参加者から事前に募集する
会議資料を作成する進捗状況など会議全体に必要な資料を作成する。基本的には議題のオーナーに資料作成を依頼する
司会進行する
議事録を作成する社内会議はPMOが議事録を作成する。プロジェクト会議については外部パートナー企業に依頼する
議事録を承認するプロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーが議事録を承認したことを確認する。承認がされていないようであれば促す
課題管理課題を起票する課題の種類には、会議で出た宿題(ToDo)、機能要件、業務ルール、不具合、開発要望などがある
課題担当者をアサインする
課題の進捗を確認する課題の期日遅れがある場合は、課題担当者に実行を促す
課題を更新する課題のステータスや知り得た情報を追記する。基本的には課題担当者が更新する
成果物管理成果物の納品を確認する契約書に定められた成果物が納品されたことを確認する
成果物の内容確認を依頼する成果物の内容確認をプロジェクトリーダーやプロジェクトメンバーに依頼する
成果物を検収する成果物の内容がOKであれば検収する
要件定義フェーズ開発スコープ管理開発要件を集約するプロジェクト管理ツールなどで管理された開発要件(チケット)を一覧化する
開発要件に優先順位を付ける各チームに優先順位付けを依頼し、プロジェクト全体で優先順位を付ける
開発の工数と費用を見積もる外部パートナー企業に開発工数と費用を見積もり依頼する
開発納期を決める見積もりと優先順位を踏まえ、開発の納期を決める
開発スコープを確定する開発スコープを確定する
設計フェーズプロジェクト管理
開発フェーズプロジェクト管理
受け入れテストフェーズ受け入れテスト実施テスト計画を作成する体制・スケジュール・テスト方法ほか…
テストケースを作成する各チームにテストケースの作成を依頼する
テストデータを準備する
テスト進捗状況を管理するテストの進捗状況をテスト担当者に確認する
障害チケットを管理するテスト担当者が起票した障害チケットを定期的に進捗管理する
障害解決を調整する
本稼働を判定する重要な障害が残っていないことを確認し、プロジェクトマネージャーとともに本稼働を判断する
運用教育フェーズ現場教育管理教育計画を作成する教育体制・スケジュール・方法…
教育資料を作成する
教育を実施する
移行フェーズ移行管理移行計画を作成する移行体制・スケジュール・移行方法・移行手順…
移行手順書を作成する移行準備から移行確認までの一連の手順を移行担当者に作成依頼する
移行タスクの進捗を管理する
移行リハーサルを企画・実施する移行本番になるべく近い環境で1回、あるいは複数回移行リハーサルを企画する。移行リハーサル作業は移行担当者が実施する
本番移行を企画・実施する
本稼働後フェーズ運用課題管理運用課題を起票する運用開始後に検出された課題について起票し記録する
運用課題に優先順位を付ける課題解決のための優先順位を付ける
追加開発を調整する
表. PMOのタスク一覧
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