システムの開発を外部企業に委託する際に書く提案依頼書（RFP）。本記事では体制の書き方について紹介します。
体制とはなにか？
体制とはシステム開発プロジェクトに携わる人と役割のことです。
誰がどんな役割なのかってことね
人とは具体的な人名です。提案依頼書にはなるべく人名で書くことが望ましいですが、人数が多い場合や送付時に未確定の場合などはチーム名で代替します。
また、役割とは開発プロジェクトにおいて担う責任のことです。
たとえばプロジェクト最終責任者やプロジェクトマネージャー、プロジェクトリーダー、PMO、業務チームリーダーなどの用語で表現されます。
体制を書くことのメリット
体制を提案依頼書に書くことのメリットは、
- 外部企業がプロジェクトの規模感を測れる
- 外部企業が連絡や調整を行うべきひとを決められる
- 自社にとって責任の所在を明確にできる
があげられます。
ひとつめは、外部企業がプロジェクトに参加する人数やチーム数を把握することでプロジェクトの規模感を測れます。
プロジェクトの規模感がわかれば、外部企業として確保する要員の規模感を見積もることができます。
また、外部企業が提案依頼書の体制に記載された役割を把握することで、誰とどのような連絡、調整をとるべきかがわかります。プロジェクト期間中におけるコミュニケーション経路を想像することができます。
さらに、自社においてもメリットがあります。自社の要員と役割を明確にすることで、なすべき仕事と責任を明確にできます。つまり「なぜプロジェクトに参加するのか？」という問いに答えられるようになるのです。
意外にも「とりあえず呼ばれたのでメンバになった」というケースが良く見受けられます。
参加するモチベーションや意義を上げるためにも、ぜひ役割を明確にしておきたいものです。
体制の書き方
体制は図で示すことが多いです。フォーマットにはPowerPointやGoogleスライドなどのプレゼンテーションファイルがよく見られます。
くわえて、役割を補足するために表で説明することもあります。
サンプル
体制のサンプルは以下のとおりです。
各役割単位を青色のボックスで表現し、責任者やマネージャ、リーダなどについては具体的な人名を入れています（XXXやYYYなどが人名）。
また業務単位で組成されたチームについては、各チームの人数が多い場合を想定して数値のみ表記しています。
外部企業の体制については、提案依頼書ということもあり、提案をお願いする文言を入れてあります。
まとめ
提案依頼書における体制の書き方について紹介しました。
プロジェクトに携わる人とその役割を明確にすることはプロジェクト運営上重要です。
また、外部企業に体制を示すことで、外部企業における要員の確保や見積もりがしやすくなります。結果的に見積もりの精度が上がる可能性があります。
