システム開発プロジェクトのキックオフミーティングに良さそうなアジェンダを考えてみました。
アジェンダ
- あいさつ
- プロジェクトの背景や目的の共有
- プロジェクト計画の説明
- マスタスケジュール
- メンバーと役割（あいさつ含む）
- 会議体（スケジュール調整含む）
- 各種ツールの説明
- Q&A
計1時間くらいの想定です。
あいさつ
はじめにあいさつ。
誰がするかが重要で、プロジェクトの最高責任者が望ましいと思います。
あいさつなんてありきたりなの必要かしら？
そんな意見もあるかもしれません。でも参加しているメンバーから見れば、社内で承認された正式なプロジェクトに参画する、という実感はほしいものです。
あいさつの長さは別にして、責任ある立場のひとからなされる開催の宣言は重要なのかなと思います。
プロジェクトの背景や目的の共有
あいさつが終わったら、次に重要なのが背景と目的。
キックオフ会議では、なぜこのプロジェクトが立ち上げられたのか（背景）、そして、何のためにプロジェクトを実行するのか（目的）を共有することが重要です。
背景や目的はキックオフからプロジェクトの終了まで継続していくため、キックオフのみならずプロジェクト期間中も定期的に共有しておきたいものです。
また同じこと言ってるよ、と思われるくらいがちょうど良いのかもしれません。
プロジェクト計画の説明
つぎにプロジェクト計画に関する説明です。
前提としてキックオフ会議までにプロジェクト計画書の概要ができている必要があります。
プロジェクト計画書に沿って、できればプロジェクトマネージャーから説明が進行していくと良いと思います。
ではプロジェクトの計画書の中でも、特にキックオフ会議で共有したい項目を挙げていきましょう。
マスタスケジュール
プロジェクト計画の重要な論点のひとつがマスタスケジュールです。
マスタスケジュールでは、プロジェクトの全体的な流れと目標時期（マイルストーン）を共有します。
主要なマイルストーンには、たとえば導入サービスの決定時期、要件定義の決定時期、開発の完了時期、稼働開始の時期などがあります。
プロジェクトメンバーは主要なマイルストーンを把握したうえで、これから自分が何をすべきかを認識するのが重要になります。
メンバーと役割（あいさつ含む）
つぎに、プロジェクトに参画するメンバーの紹介と役割を共有します。
まずはメンバーから。メンバー同士、誰が参画しているのかを認識します。社内・社外それぞれのメンバーを知り、挨拶をしておくことで後続のフェーズでコミュニケーションを取りやすくなります。
そして役割。各メンバーの責任範囲やなすべきことを理解することで、コミュニケーション経路を決定したり、相談をしやすくしたりできます。
会議体（スケジュール調整含む）
メンバーが参加すべき会議体を共有します。
会議体には大きく個別会議と定例会議に分けられます。たとえばヒアリングや課題検討会などの個別会議と、週次定例や月次定例、ステアリングコミッティーなどのような定例会議です。
個別会議は内容と参加者を決めて、スケジュールをその場で調整するか、後日調整して進行します。
定例会議は参加者の都合があうかを決めて、定期開催のタイミングを確定させます。
各種ツールの説明
プロジェクト運営上つかうツールを共有します。
たとえば下記のようなツールがあります。
- ストレージツール
- タスク管理ツール
- コミュニケーションツール
- オンライン会議ツール
ストレージツールはプロジェクトで集めたファイルや作成したファイルを共有することが目的です。
タスク管理ツールは会議体で発生した宿題（ToDo）や、顕在化した課題などを共有し、解決状況を可視化することが目的です。
コミュニケーションツールはオンライン上で連絡をとりあうことが目的です。
オンライン会議ツールは対面以外の会議体を遂行することが目的です。
キックオフ会議ではプロジェクト運営で使っていく主要なツールについて共有します。可能であれば運用ルールなども共有しておくとよりスムーズにプロジェクトを運営できます。
Q&A
最後に参加者からの質問を受け付けます。
その場で回答できるものとそうでないものに分かれると思います。
その場で回答できないものはタスク管理ツールに登録して後日調整あるいは回答できればと思います。
まとめ
以上、システム開発プロジェクトのキックオフ会議で良さそうなアジェンダをご紹介しました。
キックオフ会議はセレモニー要素がある一方で、メンバー全員があつまる貴重な機会でもあります。
今後のプロジェクト運営における疑問点を解消しておき、今後のフェーズで認識のずれなどないようにできれば成功といえるのではないでしょうか。
