コワーキングスペース→レンタルオフィスに移転して見えたデメリット

Photo by Nastuh Abootalebi on Unsplash Miscellaneous
Photo by Nastuh Abootalebi on Unsplash

コワーキングスペースから、施錠可能な完全個室型のレンタルオフィスに移転して二週間。

解約を検討している。

レンタルオフィスへ移転を検討している方向けに、入居二週間で見えた景色を伝えたい。

なぜレンタルオフィスに入居したのか

これまで7年ほどコワーキングスペースの会員を続けてきた。

仕事のほとんどがクライアント先訪問だったため、自社オフィスに在席していることがほとんど無かった。そのため、執務スペースに対する要求が少なかった。

要求をあげるとすれば、固定費を下げられ、時々作業できる場所とポストになる。ゆえに、コワーキングスペースを好んで利用させて頂いた。

しかし、COVID-19により仕事の80%程度がリモート会議に移行し、自社オフィスでの作業時間が圧倒的に増加。

入居していたコワーキングスペースでは、Web会議可能な場所とそうでない場所が区分されているものの、Web会議自体は許可されているので仕事は成立する。だが、共有のスペースで1日数時間もWeb会議するということは、様々なリスクを抱えることになる。それは、

  1. Web会議可能な場所が埋まっていて使用できない
  2. 感染(する・させるの両方)
  3. 周囲の人の声がまじりノイズが入る
  4. 音漏れによる情報漏えい

1については、Web会議可能な場所が使えなかったときに仕事が成立しなくなる。これは避けたい。もし使えなかったら、追加料金を払って有料の会議室を予約し、そこでWeb会議をする。会議室も空いていなければ路頭に迷う。

2については、喋りっぱなしであるということは、やはり飛沫が飛ぶこととなり、周囲に感染させてしまうことになる。また、同様の人が周囲にいれば自分が感染する可能性がある。

3については、共有のスペースであり、周囲の方もWeb会議をしているため、どうしてもマイクから声や音を拾ってしまう。また、周囲の声で集中できない。

4については、イヤホンをつけたとしても自分の発する言葉を隠しきれないため、周囲の人に漏れ聞こえてしまう。漏れないように小さな声で話す、固有名詞をなるべく使わない、など配慮すべきポイントが増えストレスになってくる。Web会議の相手も違和感を感じる。

上記のリスクを軽減させるために、個室型のレンタルオフィスを選択した。

レンタルオフィスのスペック

レンタルオフィスには個室上部が開放されている欄間と呼ばれるタイプと、完全に密閉された完全個室がある。今回は4つのリスクを可能な限り軽減すべく、完全個室型を選択。

個室内の机と椅子は備え付けで、デスクの幅は2m近くありとても広く使える。そもそも備え付けであるから、自分で調達する必要がないのが良い。

また、施錠可能であるからiMacなどのデスクトップを設置し、Webカメラやヘッドセットなど仕事に必要なデバイス群を常設できるのも良い。長時間仕事をするうえでは、やはりノートパソコンよりもデスクトップ(クラムシェル)のように無理のない姿勢で仕事ができることが重要となる。

作業環境

立地については、都内の駅徒歩5分程度。コワーキングスペースの利用権もついて、共益費を含めた賃料が8万円以下であったのはコストパフォーマンスが良いと感じた。

入居して二週間で見えた景色とは

ひとりで作業するには申し分のない環境と思えた。

しかし、入居して二週間で見えたデメリットがあった。

それは音である。

自室からの音漏れ、隣の部屋からの音の入り込みが想像以上に大きかった。

なぜそこまで音が漏れるのか。それはレンタルオフィスの構造に起因している。

レンタルオフィスは個室と個室の間は薄い壁で区切られ、1フロアに複数の個室が配置されている。次の図のようなレイアウトが一般的だろう。

レンタルオフィスのフロアレイアウト

この薄い壁が厄介なのだ。

薄い壁を通じて、前後の部屋からの音が詳細に伝わってくる。フロア全体がざわざわしていればそこまで気にならないかもしれないが、フロア全体が静かであればあるほど、隣室の状況が精緻に感じられてしまう。

さらに、Web会議の音声は悲劇である。すべての言葉が聞き取れてしまう。「聞こえる」ではなく「聞き取れる」。

Web会議の機密性確保を狙ってレンタルオフィスに移転したのだが、先述のリスク3および4が軽減できないことになった。なお、専有スペースであり、かつ個室であるからリスクの1と2は回避できた。

隣の人の声が素質として大きい場合は、音漏れに我慢できないレベルに達する。個室に居続けることがストレスになってくる。

よって、二週間で解約を検討している。

どうするべきか

レンタルオフィスを検討するならば、防音性を念入りに確かめたほうが良い。内見時に、もし隣の部屋が空いていたら誰かに話してもらい、どの程度音が入り込むか、確認されたい。

もしくは、Web会議ブースが充実したコワーキングスペースを探すのも良いかもしれない。

また、コワーキングスペースに入居しつつ、ホテルのテレワークプランを併用して変動費とし、固定費を下げる方法もありそうだ。

しっかりと機密性を確保するためには、事務所可のマンションを借りたほうがよいだろう。什器や備品を自前で揃える必要は出てくるが、すべてのリスクを取り除くための投資と考えることもできる。

とにかくレンタルオフィスに大きな期待を抱き過ぎないほうが良いのかもしれない。レンタルオフィスへの入居あるいは移転を検討している方にはお伝えしておきたい。

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