日記

実際に経験して分かったレンタルオフィス個室の防音デメリット

本記事では、コワーキングスペースをから専有個室タイプのレンタルオフィスに引っ越して失敗した話を書きます。結果的に2か月でレンタルオフィスを解約しまして、10万円近い初期費用と2か月超の家賃を支払いましたが、それでも解約せざるを得なかった事情などお伝えできればと思います。
レンタルオフィスへ移転を検討している方向けに、入居後に見えた景色と解約せざるを得なかったデメリットをお伝えします。

なぜレンタルオフィスに入居したのか

はじめに、これまで契約してきたコワーキングスペースのスペックとレンタルオフィスに引っ越した理由です。

コワーキングスペースのスペック

7年ほどコワーキングスペースの会員を続けてきました(ブログ更新時点ではここに戻りました…)。

1フロア数十人が窮屈なく着席できる広さで、電話会話OKのスペースとそうでない仕切りがある一人デスクスペースがあるコワーキングスペースです。

23区山手線駅近で、会員数がそれほど多くなくゆとりがあり、これはこれで過ごしやすいコワーキングスペースでした。

加えてコンサルティングという仕事の性質上、クライアント先訪問が中心だったため自社オフィスに在席していることがほとんどありません。そのため、執務スペースに対する要求があまり多くありませんでした。

オフィスの要件をあげるとすれば、固定費を下げられ、時々作業できる場所とポストのみ。ゆえに、コワーキングスペースを好んで利用させて頂いていました。

それでもレンタルオフィスに引っ越した理由

しかし、COVID-19により仕事の80%程度がリモート会議に移行し、自社オフィスでの作業時間が圧倒的に増加しました。

入居していたコワーキングスペースでは、電話会話OKのスペースでWeb会議が許可されているので仕事は成立します。

しかし、共有のスペースで1日数時間もWeb会議するということは、様々なリスクを抱えることになるなと感じました。それは例えば、

  1. Web会議可能な場所が埋まっていて使用できないリスク
  2. 感染(する・させるの両方)リスク
  3. 周囲の人の声がまじりノイズが入るリスク
  4. 音漏れによる情報漏えいリスク

です。

1については、Web会議可能な場所が使えなかったときに仕事が成立しなくなるためこれは避けたいところ。もし使えなかったら、追加料金を払って有料の会議室を予約し、そこでWeb会議をします。会議室も空いていなければどうするか。。。

2については、喋りっぱなしであるということは、やはり飛沫が飛ぶこととなり、周囲に感染させてしまうことになる。また、同様の人が周囲にいれば自分が感染する可能性がある。

3については、共有のスペースであり、周囲の方もWeb会議をしているため、どうしてもマイクから声や雑音を拾ってしまう。また、周囲の声で集中できないときもあります。

4については、イヤホンをつけたとしても自分の発する言葉を隠しきれないため、周囲の人に漏れ聞こえてしまう。漏れないように小さな声で話す、固有名詞をなるべく使わない、など配慮すべきポイントが増えストレスになってくる。Web会議の相手も違和感を感じる。

上記のリスクを軽減させるために、これまでのコワーキングスペースに近いところにある個室型のレンタルオフィスを探し、契約しました。

契約したレンタルオフィスのスペック

レンタルオフィスには個室上部が開放されている欄間と呼ばれるタイプと、完全に密閉された完全個室があります。

今回は4つのリスクを可能な限り軽減すべく、完全個室型を選択しました。

個室内の机と椅子は備え付けで、デスクの幅は2m近くありひとりには十分に広い。そもそも備え付けであるから、自分で調達する必要がないのも良いです。

また、施錠可能であるからiMacなどのデスクトップを設置し、Webカメラやヘッドセットなど仕事に必要なデバイス群を常設できるのも良い。長時間仕事をするうえでは、やはりノートパソコンよりもデスクトップ(クラムシェル)のように無理のない姿勢で仕事ができることが重要だと感じます。

作業環境

立地については、都内JRの駅徒歩5分程度。コワーキングスペースの利用権もついて、共益費を含めた賃料が8万円程度であったのはコストパフォーマンスは良いかなと感じました。

しかし、入居して二週間で見えた景色とは

ひとりで作業するには申し分のない環境と思えました。

しかし、入居して二週間で見えた大きなデメリットがありました。

それは音。

防音問題

自室からの音漏れ、隣の部屋からの音の入り込みが想像以上に大きかったのです。

なぜそこまで音が漏れるのか。それはレンタルオフィスの構造に起因しているといえます。

レンタルオフィスは個室と個室の間は薄い壁で区切られ、1フロアに複数の個室が配置されています。次の図のようなレイアウト。

レンタルオフィスのフロアレイアウト(●が椅子で■が机)

この薄い壁が厄介ものです。

薄い壁を通じて、前後の部屋からの音が原音そのままのボリュームに近いかたちで伝わってきます。フロア全体がざわざわしていればそこまで気にならないかもしれませんが、フロア全体が静かであればあるほど、隣室の状況が精緻に感じられてしまうのです。

このレンタルオフィスは全体がかなり静か。ほぼ無音のため、ありありと前後の部屋の音が聞こえます。

Web会議の音声は悲劇ですね。すべての言葉が聞き取れてしまいます。「聞こえる」ではなく「聞き取れる」です。

Web会議の機密性確保を狙ってレンタルオフィスに移転したのですが、先述のコワーキングスペースのリスク3と4が解決できません!

一方専有スペースであり、かつ個室であるからリスクの1と2は回避可能。

さらに運悪く隣人の声が大きく、音漏れに我慢できないレベルに達し、個室に居続けることが半端ないストレスになってきたため、、、

2か月で解約しました。

では、どうするべきだったか

内見でたしかめる

レンタルオフィスを検討するならば、防音性を念入りに確かめたほうが良いです。内見時に、もし隣の部屋が空いていたら誰かに話してもらい、どの程度音が入り込むか、確認したほうが良いです。私はレンタルオフィス内で一度部屋を替えてもらいましたが、それでも隣人の声が入ってくるのでダメでした。

コワーキングスペースを変える

Web会議ブースが充実したコワーキングスペースを探すのも良いかもしれません。最近では防音の仕切りがあるWeb会議ブースを備えたコワーキングスペースもあるようです。

事務所可のマンションを探す

しっかりと機密性を確保するためには、事務所可のマンションを借りたほうがよいかもしれません。私も結構探しました。ただ冷静になって考えると、什器や備品を自前で揃える必要は出てくるのと、固定費が上がる、一度引っ越すと次に移動するのが億劫になりそう、など。この選択肢はやめました。

結局どうしたのか

レンタルオフィスを解約したのち、以前のコワーキングスペースに戻りました。登記を移さないでおいてよかった。。。

Web会議はというと、一日に何件か入っている場合は最寄りのホテルのテレワークプランを使って、丸一日滞在するようにしました。デイユースができるので、使いたいときだけ支払えばよく、固定費を上げずに変動費とすることができます。

一日に一件だけなどの場合は、コワーキングスペースに付属している有料会議室を使っています。音が漏れることが無く、これも固定費を上げずに変動費として使えるので良いかなと思います。

最初からそうすればと今は思いますが、まぁ色々経験してみて今の仕事の仕方に落ち着いたので、それはそれでよいかなと。レンタルオフィスに大きな期待を抱き過ぎないほうが良いのかもしれません。

現在レンタルオフィスへの引っ越しを考えている方や、Web会議のスペースで悩んでいる方などにとって良い情報になったら幸いです。