システム開発におけるPMOの役割とタスクまとめ

おもに情報システム部のPMO（Project Management Officer）担当者向けに、パッケージシステムの導入やスクラッチシステム開発プロジェクトにおけるPMOのタスクについて一覧化しました。

PMOには、事務局などの役割も含めています。

プロジェクトの想定としては、外部パートナー会社にシステム導入・開発を依頼し、情報システム部門にPMO（プロジェクト事務局）を設置するケース。

プロジェクトの全体工程において、PMOが果たす重要な役割とタスクについて本記事を参照してください。また、PMOを設置する際の作業見積もりや人員を検討する際の参考情報として活用頂ければと思います。

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はじめにプロジェクトの工程全般におけるPMOの役割をみてみましょう。

プロジェクト全工程を通じて、マスタスケジュール、会議体を含めた詳細スケジュール、課題や成果物を管理することが主要なタスクになります。外部パートナー会社に開発を委託する場合には、社内のスケジュールを主に管理し、会議体や課題は役割分担、成果物は主に外部パートナー会社が担う場合が多いです。

つぎにプロジェクト開始前の準備フェーズにおけるタスクをみてみましょう。

プロジェクト準備フェーズでは主にプロジェクト管理ルールを作成し、プロジェクトメンバーと合意します。

従来はExcelを多用した管理が多かったですが、今はクラウドサービスを適宜使いながらルールを決めていけるとよいです。社内のセキュリティポリシーやプロジェクトメンバーのリテラシーなどを考慮して、最適なサービスを選定しましょう。

プロジェクトルールは地味ではありますが、プロジェクト期間中に当たり前のように運用される（＝ルールであることを意識しなくなる）ことに大きな意味があります。PMOとして重要なタスクであることを認識したいと思います。

つぎは要件定義フェーズ、設計フェーズ、開発フェーズをみてみましょう。

プロジェクト全般のタスクに加えて、開発スコープの管理が重要になります。機能実装の可否はもちろんですが、RFP等で定義した課題の解決度合いやプロジェクト目標との整合性を保ちながら開発スコープを管理します。

なお、開発スコープのオーナーシップは情報システム部ではなく現場部門、例えば生産管理部門や営業部門が担うことになります。現場部門の要求と開発予算、納期のバランスをみつつ、確定させていくことが重要であり、利害調整が難しい局面でもあります。

設計フェーズのはじめには、画面やデータベース、インフラの設計書も管理します。画面でいえば例えば検索条件が部分一致か完全一致か記載されているか、など設計書の記載粒度を決めておきましょう。記載粒度がずれていることが後で判明すると、プロジェクトの遅延や関係性悪化などひどいことになる恐れがあります。詳細レベルにまで踏み込んでドキュメントを管理しましょう。

このフェーズで議論されたスコープは後続の受入テストにおいて重要なインプットになります。

それではつぎに受入テストフェーズをみてみましょう。

受入テストはプロジェクトの大詰めになります。PMOは受入テストの実行者というよりは管理者であり、テスト計画からテスト進捗管理、本番稼働判定までの一連のプロセスがよどみなく進むように現場部門を支援しつつタスクを遂行します。

主たる役割はテスト計画と進捗管理でしょう。テストケースの作成は現場部門が主で、テストデータは外部パートナー会社が主として実行するケースが多いです。PMOは一覧の作業がスケジュールどおり実行されているかを確認しましょう。

テストプロセスとクラウドサービスを組み合わせ、効率よくテストが進められるよう工夫します。

つぎに運用教育フェーズをみてみましょう。

PMOはシステム導入会社に教育を依頼し、プロジェクトメンバのみならず現場業務に携わり新システムを利用するユーザーを漏れなく招集しましょう。

PMOは教育の対象者や教育内容、方法、場所、日時などを決め、本番稼働がスムーズに進むよう現場部門を支援しつつタスクを遂行します。

つぎは移行フェーズです。

移行フェーズでは旧システムから新システムへの切り替えをPMOが主導して進めます。外部パートナー会社が素案を作成してくれることもあります。ただし移行フェーズのオーナーシップは情報システム部で持ったほうが良いでしょう。

システムの切り替え、データの切り替え、業務の切り替えなど各種視点を移行計画にまとめます。移行リハーサルは可能な限り本番切り替えに近い状況を再現し、本番でのエラーを事前につぶしておきましょう。

最後に本稼働後フェーズをみてみましょう。

本稼働後にユーザーからあげられた課題を集約し、二次開発、三次開発の計画をたてましょう。使ってみてはじめて明らかになる課題はかなりの確率で発生します。そこで次期開発の計画が必要になります。

以上がシステム導入・開発におけるPMOの役割およびタスクの一覧です。