提案依頼の手続きを書く　−提案依頼書（RFP）−

システム開発を外部に依頼する際に書く提案依頼書（RFP）。

本記事では提案依頼の手続きの書き方について紹介します。

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提案依頼の手続きとはなにか

提案依頼の手続きとは、提案依頼の内容および提出までの段取りのことです。

提案依頼の内容とは、提出いただきたい文書の種類や文書の内容をさします。

提出までの段取りとは、提出のスケジュールや問い合わせの方法、対面での打ち合わせなどのことをいいます。

提案依頼の手続きを外部企業に示すことで以下のメリットがあります。

提案依頼の回答として記載いただく内容を決めることで、各社が同じ項目にそって提案をいただくことができます。つまり、提案頂きたい項目が漏れることを防げます。

また提案書に記載いただく項目を統一することで、評価がしやすくなります。評価することを前提に提案書に記載いただくことを指定するとよいです。

また、外部企業にとってもメリットがあります。

手続きが示されることで提案の計画を立てやすくなります。たとえば制作、内部レビュー、最終確認などのマイルストーンを正しく設定できます。

そして、提案書の提出までの必要な（確保可能な）時間を見積もることができます。制作にかける時間、面談にいくため・参加するための時間、問い合わせにかけられる時間など、一連の作業時間の見積もりをしやすくなります。

問い合わせの窓口や方法が明記されていると、外部企業は問い合わせをしやすくなります。問い合わせ先に悩んだり迷ったりすることがなくなるからです。

提案手続きには次のようなことを書くとよいです。

これらを丁寧に書いておくと、良い提案をいただける可能性が高まります。

サンプルはこちらです。

提案依頼の手続きとは、提案依頼の内容および提出までの段取りのことでした。

提案依頼は外部企業とやりとりをするはじめのフェーズになります。手続きを丁寧に書くことで外部企業と良い関係を気づき、よりよい提案をもらえるように進められればと思います。