システム開発を外部企業にお願いする際に書く提案依頼書（RFP）。本記事ではRFPに委託に対する期待の伝え方を考えてみたいと思います。
期待とはいったい何か？
はじめにRFPに書く期待そのものについて。期待とはなにか？
期待とは、開発の目的周辺あるいはその他にある、開発を通じて実現したいことです。かならずしもシステムの実装面ばかりではありません。
たとえば次のようなものがあります。
- 極力開発はしたくないので標準機能のオプションが豊富な製品を提案してほしい（導入製品について）
- 業務プロセスの見直しをしたいので業務改善フェーズを入れてほしい（進め方について）
- いずれは開発を内製化したいので技術教育をしてほしい（進め方について）
- システム障害による生産停止を可能な限り止めたいので保守の要望を柔軟に受け入れてほしい（保守について）
- プロジェクト管理ツールは恒久的な社内導入を見据えて積極的に導入したいので提案してほしい（プロジェクト管理について）
期待は「こうでなければならない」という枠があるわけではなく、開発の目的以外でプロジェクトを通じて実現したいことをストレートに書くことが大事かなと思います。
唯一、内容の制約があるとすれば開発の目的に反した内容でないこと、です。
開発の目的が極力開発せずカスタマイズ費用を抑えることであるのに、期待に内製で開発したいだと矛盾があって、期待がうまく伝わりません。
製品の選び方やプロジェクトの進め方、保守のあり方、そしてプロジェクト管理の方法に至るまで、開発委託を通じて外部企業に期待することを書きます。
なお期待はあくまで期待で、実現の程度は提案によって変わってきます。期待をどの程度汲んでもらえたかは、評価基準のひとつになります。
期待の伝え方（書き方）
期待の伝え方について。期待とその理由を言語化できれば相手に伝わりやすいです。
「教育を充実してほしい」だけだと、どんな教育をどの程度まで提供したら良いのか想像がつきづらいです。そこで「開発内製化を目指しているので」と理由を書き加えることで、技術的な教育、とくに提案製品のカスタマイズに必要な言語やフレームワーク、インフラ知識などを自力でできるレベルまでの教育であるとイメージすることができます。
「プロジェクト管理ツールを提案してほしい」のみだと、意図が汲み取れずおそらく外部企業が普段使っているツールが提案されてくるかもしれません。そこで「社内で恒久的に導入したい」と付け加えることで、社内標準になりうる管理ツールを希望していることがわかるので、実績豊富なツールや自社のリテラシに適したツールを提案してもらうことができます。
このように期待には理由を添えて、プロジェクトを通じて成し遂げたいことを簡潔に書けると良いです。
まとめ
提案依頼は開発の目的を柱として、その他に実現したい、達成したい副目的を期待として書くと良いです。言語化することで相手に伝わり、提案に含めてもらうことができます。
システムの仕様だけでなく、プロジェクトの進め方や体制面、教育や保守、管理ツールなどとくに制約を設けず期待していることを率直に表現できると良いでしょう。
